Arsiparis Departemen Manajemen sebagai Pemateri Webinar Nasional Hasil Penelitian Bidang Kearsipan
Arsiparis Departemen Manajemen sebagai Pemateri Webinar Nasional
Hasil Penelitian Bidang Kearsipan
Dalam rangka Dies Natalis ke -58 IPB University, Forum Pengelola Arsip IPB bekerja sama dengan Unit Arsip IPB menyelenggarakan Webinar Nasional Hasil Penelitian Bidang Kearsipan dengan tema “Hasil Penelitian Kearsipan Menjadi Penyelesaian Masalah Kearsipan Berkualitas”. Webinar dilaksanakan pada hari Selasa, tanggal 21 September 2021. Salah satu pemateri webinar tersebut adalah Farhah Faridah, S.E., M.M. (Arsiparis Ahli Madya Departemen Manajemen) dengan judul materi “Pengembangan Daftar Arsip Inaktif untuk Simplikasi Monitoring Penyusutan Arsip di Departemen Manajemen FEM IPB”. Materi yang disampaikan merupakan hasil penelitian kearsipan yang didanai dari Hibah Penelitian Fungsional Tendik IPB tahun 2020 dengan anggota tim peneliti adalah arsiparis di lingkungan FEM IPB, sebagai salah bentuk pembinaan kearsipan kepada arsiparis di lingkungan FEM IPB.
Kegiatan dibuka oleh Wakil Rektor Bidang Internasionalisasi, Kerjasama dan Hubungan Alumni, Prof.Dr.Ir. Dodik Ridho Nurrochmat, M.Sc.F.Trop. Ada 12 orang pemateri pada webinar kearsipan tersebut terdiri dari 5 orang arsiparis IPB University, 1 orang dari IAIN Surakarta/UIN RM SAID, 1 orang dari UIN Syarif Hidayatullah, Jakarta, 1 orang dari Universitas Syiah Kuala, Banda Aceh, 1 orang dari Kementerian Agama, Kabupaten Gowa, Makassar, 1 orang dari UGM, Yogyakarta, 1 orang dari Universitas Negeri Surabaya dan 1 orang dari Universitas Andalas, Padang. Webinar berlangsung dari mulai pukul 08.00 hingga 16.00 dengan peserta dari berbagai instansi dan daerah di Indonesia.
Dalam pemaparan materinya, Farhah Faridah menyampaikan bahwa hasil observasi penelitian di Departemen Manajemen bahwa pada tahun 2017-2018 Departemen Manajemen telah mendapatkan pendampingan penataan arsip kacau dari Unit Arsip IPB sehingga arsip tertata di ruang arsip departemen dan tersedianya informasi arsip dari daftar arsip inaktif hasil penataan. Arsip inaktif masih tersimpan di ruang arsip departemen dikarenakan record center FEM belum difungsikan dan belum menerima aliran arsip dari unit kerja di lingkungan FEM. Daftar arsip inaktif existing hasil penataan tersebut kemudian dikembangkan dengan penambahan beberapa kolom mengacu pada PP 28 tahun 2012 pasal 44. Daftar arsip inaktif existing sangat membantu departemen sebagai sarana temu balik arsip saat diperlukan, tetapi tidak dapat memantau penyusutan tahap berikutnya. Pengembangan daftar arsip inaktif sangat efektif dan efisien, bukan saja sebagai sarana temu balik arsip tetapi sekaligus dapat memonitoring penyusutan tahap berikutnya.
Pengembangan daftar arsip inaktif sudah diterapkan di Departemen Manajemen dan sangat membantu arsiparis lebih efektif dan efisien melaksanakan penyusutan arsip dan membantu arsiparis merencanakan kegiatan kearsipan menilai arsip usul musnah dan memverifikasi pertimbangan pemusnahan arsip serta menilai arsip usul serah dan memverifikasi arsip usul serah yang telah dinilai. (FF)
